公式LINEの定型文とは？使い方や活用するメリットを紹介

公式LINEの定型文は、ビジネスコミュニケーションを効率化する機能として注目を集めています。この機能は、顧客対応の質を向上させながら、作業時間を大幅に削減できます。特に小規模事業者にとって、人手不足を補う強力なツールとなっています。

ビジネスアカウントを運営する上で最も重要なのは、顧客との円滑なコミュニケーションです。公式LINEの定型文機能を活用することで、お客様からのご質問やお問い合わせに対して、迅速かつ正確な返信が可能になります。

初めて公式LINEの定型文を設定される方でも、心配は不要です。画面の指示に従って進めていけば、誰でも簡単に設定することができます。この記事では、基本的な設定手順から実践的な活用方法まで、具体的なノウハウをご紹介していきます。ぜひ最後までご覧ください！

公式LINEの定型文とは？

公式LINEの定型文とは、チャットでよく利用するメッセージを保存できるテンプレート機能です。この便利な機能を使えば、ワンタップで定型メッセージを送信することができます。

例えば、小売業では商品の在庫確認や到着予定の案内、営業時間の案内などに活用できます。サービス業では予約確認やキャンセル待ち案内、料金案内といった定型的なやりとりを効率化できます。教育関連では宿題リマインドや面談調整、休講連絡など、日常的なコミュニケーションをスムーズに行えます。このような機能を活用することで、日常的な連絡業務を正確かつ迅速に処理できます。

定型文の使い方！3つの手順で解説

定型文の設定から活用まで、簡単3ステップで解説します。初めての方でも迷うことなく設定できますよ！

スタッフ間での表現の統一や、季節や時期に応じた文面の準備も効果的です。また、必要に応じて顔文字やスタンプを活用することで、より親しみやすい印象を与えることができるでしょう。

定型文の設定は「チャット設定」から

手順1：まずは定型文の設定方法から説明します。

公式LINEの管理画面から「チャット設定」を開きます。設定画面の中から「定型文」を選択し、そこから新しい定型文を追加することができます。

定型文の本文は1000文字まで。「友だちの表示名」を組み込むことで、パーソナライズされたメッセージを簡単に作成できますよ。

定型文は最大200件まで登録できるので、よく使う言い回しや回答を登録しておくと、お問い合わせにスムーズに返信できますね。（定型文の本文文字数および、定型文の最大登録件数は本記事執筆時点の情報です）

定型文の送信方法

手順2：定型文の送信方法です。

送信は非常に簡単で、メッセージを送る相手を選択し、チャット画面下部の「＋」（コンテンツを選択）ボタンをタップします。表示されたコンテンツから「定型文」を選択し、登録済みの定型文リストから送信したい文章を選んでタップすると、メッセージ入力欄に自動的に挿入されます。

そのまま送信する場合は送信ボタンを押すだけです。定型文を一部変更したい場合は、送信前に文章の追記や修正をすることも可能です。

定型文の登録が多くなってきてリストから探すのが大変な場合でも、検索・並べ替え機能が用意されています。定型文のタイトルで検索をかけたり、「最近利用した定型文」と「最近作成した定型文」の並べ替え、お気に入り登録など、便利な機能を活用することで効率的に目的の定型文を見つけることができます。

定型文の編集・削除方法

手順3：定型文の編集・削除方法についてです。

登録した定型文は、必要に応じて編集や削除ができます。LINEの管理画面から「チャット設定」を開き、「定型文」を選択します。作成済みの定型文リストが表示されますので、該当の定型文を選択すると編集が可能になります。編集が完了したら画面下部の「保存」ボタンを押すと、新しい内容が反映されます。

定型文の削除方法は端末によって異なります。PCの場合は定型文リストの右端にあるゴミ箱ボタンを、スマートフォンの場合は編集画面下部にある削除ボタンを押します。このように、状況に応じて定型文の内容を簡単に更新できるのも、この機能の特徴です。

定型文を活用するメリット2つ

LINEの定型文を活用することで、業務時間の短縮と対応品質の向上という、相反しがちな課題を同時に解決できます。それでは、ビジネスを大きく効率化する2つの重要なメリットについて見ていきましょう。

メッセージ作成する時間を削減できる

定型文を活用することで、メッセージ作成にかかる時間を大幅に削減できます。商品の在庫確認や配送状況の案内など、日常的に発生する問い合わせに対して、その場で文章を考える必要がなくなります。

特に接客時によく使用する丁寧な表現や、細かな条件を含む説明文は、あらかじめ用意しておくことで入力の手間を大きく省けます。1日数十通のメール対応があれば、累計で30分〜1時間程度の時間短縮が期待できるのではないでしょうか。

問い合わせなどにスムーズに対応できる

顧客からの問い合わせに対して、迅速かつ正確な対応が可能になります。新人スタッフでも、用意された定型文を活用することで、すぐに適切な対応ができます。慣れない敬語や専門用語を含むメッセージも、定型文として準備しておけば安心です。スタッフ全員が同じ定型文を使用することで、回答品質を一定に保ちながら、どのスタッフでも迅速な対応が可能になります。このように、定型文は顧客満足度の向上とスタッフの業務効率化を同時に実現する強力なツールとなります。

公式LINEの便利な機能は他にもあります。おすすめの「リッチメニュー」と「グループ機能」について、以下の記事で紹介していますので、ぜひこちらも参考にしてみて下さい。

あわせて読みたい

公式LINEリッチメニューの活用事例３選！運用のコツも解説 公式LINEの機能の一つである『リッチメニュー』とはどういうものかご存知でしょうか？リッチメニューはユーザーからみた公式LINE画面の印象を大きく変えるため、活用法...

あわせて読みたい

【公式LINE】グループ機能の活用方法！設定方法もご紹介 公式LINEには「グループ」という便利な機能があります。複数の公式LINEアカウントを効率的に管理・運用するための機能で、グループ機能を活用することで、業務効率が飛...

かんたんラインステップでビジネスを自動化しよう！

かんたんラインステップとは、LINE公式アカウントと連携することで、公式LINEの機能を簡単に活用できるツールです。その名の通り、スマートフォンを操作するような感覚で直感的に使えるため、LINE初心者の方でも迷うことなく導入できます。

これまで解説してきた定型文機能は、スタッフが手動で送信する際の効率化機能でしたが、かんたんラインステップを併用することで、お客様とのコミュニケーションをさらに効率化できます。必要最小限の機能に絞られたシンプルな設計により、複雑な操作に悩まされることなく、自動化の恩恵を受けることができるのです。

これらの自動化機能に加えて、先ほど説明した定型文機能を組み合わせることで、より柔軟な顧客対応が可能になります。

もちろん、全ての対応を自動化や定型文にすることには限界があります。お客様一人ひとりの状況や要望は異なるため、時には定型文をベースに微修正を加えることで、より適切な回答を作成することが大切です。定型文を土台としながら、必要に応じて手動で調整することで、効率的かつきめ細やかな対応が実現できます。

このように、自動化できる業務は自動化し、人による対応が必要な場面では定型文を活用してみて下さい。それぞれの特性を理解し、組み合わせることで、より質の高い顧客対応を実現できるでしょう。効率化と顧客満足度、その両立を目指すLINEビジネスの構築に、ぜひチャレンジしてみませんか。