コロナ禍以降、さまざまなセミナーがオンラインで開催されるようになりました。場所にとらわれず参加・開催できるので非常に便利な手段として現在でも利用が拡大しています。
オンラインセミナーを開催するにあたっては注意事項がいくつかあります。開催者のみなさんは、オンラインセミナーの注意事項について、ご存じでしたでしょうか？知らずに開催すると様々なトラブルにつながりかねません。
そこで今回は、オンラインセミナーを開催しようと考えている方に、とくに気をつけておきたい大切な注意事項を5つ、ご紹介します。ぜひ最後までチェックして、オンラインセミナーを成功させてくださいね！
そもそもオンラインセミナーのメリットとは？
そもそもオンラインセミナーのメリットとはなんでしょうか？場所を選ばないので、手軽に開催できることが最大のメリットですが、それ以外にもメリットがあります。少し詳しく見ていきましょう。
手軽に開催できる
オンラインセミナーは物理的な会場を用意する必要がないため、自宅やオフィスから手軽に開催できます。時間の面からもコストの面からも、非常に効率的です。準備自体も短時間でできるため、実会場を用意することに比べると、はるかに手軽に開催できます。
そのほか、急な企画や、講師の変更なども柔軟に対応することが可能です。中止という選択肢をほとんど考えなくてもよいことも、非常に大きなメリットといえるでしょう。
マーケティング施策として活用できる
実はオンラインセミナーは、マーケティング施策としても活用することができます。新商品の紹介や、専門的な分野の講義などを通じて、企業のブランド価値や信頼性などを高める機会として活用が可能です。
ほかにも、多種多様な参加者との繋がりができるため、新規分野からのニーズを知ることができます。結果として、新規顧客を獲得できたり、新製品の開発に発展することも期待できるでしょう。
オンラインセミナーを開催するにあたっての注意事項
オンラインセミナーは、参加者と開催者双方にとって大変便利に繋がれる手段ですが、スムーズな運営でセミナーを成功させるために、いくつか注意が必要なポイントがあります。
ここではオンラインセミナーで気をつけなければならない注意事項を5つ解説していきます。
参加者のマイクをオフにしてもらう
まず1つ目は参加者のマイクをオフにしてもらうことです。セミナー中に参加者のマイクがオンになっていると、雑音や参加者以外の音声が入ってしまい、講師の話が聞き取りにくくなる可能性があります。参加者にはマイクをオフにしてもらうよう、事前にアナウンスしましょう。
質問や意見交換の時間を設ける場合には、マイクをオンにするタイミングを明確に伝えておきます。多くのオンライン会議ツールでは、開催者が参加者全員のマイクを一括でミュートする機能がついていますので、それを活用することもおすすめです。
不正アクセスできないようにセキュリティを強化する
2つ目はセキュリティの強化です。セミナーに不正アクセスがあると、情報漏洩やセミナーそのものの中断など、大きなトラブルにつながる可能性があります。セキュリティの強化はオンラインセミナーでは必須対策です。
よく使われているセキュリティ対策には以下のものがあります。
参加者に専用のパスワードを配布する
セミナーへ参加する際に、パスワードを設定します。個別のパスワードを設定しておくと、より安心です。
待機室機能を活用する
参加者を事前に確認してからセミナーに入室してもらいます。正規参加者だけが入室できる機能です。
セミナー開催URLはメールで配信
だれでも見れるSNSなどにURLを記載しないようにしましょう。
ほかにも様々な対策があるので、複数のセキュリティを組み合わせてみるのもおすすめです。
情報が流出しないように気をつける
オンラインセミナー中には、参加者の個人情報が取り扱われることがあります。また講義資料が守秘義務を持つ場合があるので、セキュリティ強化と同様に、情報の流出には十分に注意しましょう。
画面共有に注意
必要な資料以外の内容や背景が写らないようにしましょう。
録画データの取り扱い
・開催者がセミナーを録画する場合は、参加者に事前の同意を得るようにしましょう。
・参加者が録画を希望する場合、録画禁止または録画したものを流出させないための誓約や注意喚起を事前に行うことも重要です。
個人情報の非表示設定
参加者リストやその他の個人情報が公開されないように、画面の設定を行いましょう。
参加者に合ったペースや言葉を意識する
オンラインセミナーでは、参加者が集中しやすい環境を作ることも重要です。そのためには以下のような点に注意しましょう。
話すペースを調整する
参加者の理解度に応じて、ゆっくり話すことを意識しましょう。特に専門用語が多い場合は、その解説も併せて説明することも大切です。
参加者に質問する
参加者の関心や理解度を把握するために、適度に質問を投げかけてみましょう。理解度に合わせて、話す言葉を選びなおすと、わかりやすいセミナーだったという印象付けもできます。
ビジュアルの活用
話すだけでなくスライドや動画を活用することで内容を視覚的に伝えることができ、理解度も上がります。
セミナー後のフォローアップを行う
最後の注意事項はフォローアップです。セミナー終了後には必ずフォローアップを行うようにしましょう。これにより参加者と開催者の間に信頼関係が生まれます。
アンケートの実施
セミナーの感想や改善点を収集でき、参加者の理解度やニーズを知ることができます。
資料や録画の共有
参加者がセミナーの内容を復習できるので、参加者がメリットを感じることができます。
フォローアップメールの送信
セミナー内容の要約や関連情報を提供することで、参加者と継続的な関係を構築することができます。
オンラインセミナーをスムーズに進行し参加者との信頼関係を築くには、上記のような注意事項について配慮することが必要です。これらのポイントを参考に、ぜひセミナーを成功させてくださいね。
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今回はオンラインセミナー開催における注意事項について解説してきました。いかがでしたでしょうか？
注意事項といっても、それほど難しく考える必要はありません。場所を選ばずに手軽に開催できて、しかもマーケティング施策としても活用できるオンラインセミナーは、非常に効率的な開催方法といえます。
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