公式LINEの自動応答が反応しない！5つの見直しポイントを解説 

以前ならば一件一件、お客様の電話やメールの問い合わせに個別で対応していた内容も、LINE公式アカウントの自動応答メッセージで、かなり応対業務が減らすことができた、という方も多いのではないでしょうか？ 

その一方で、メッセージを事前に応答設定しておくという準備が必要となってきますが、いざ設定して使ってみると、自動応答が反応せず、思うように公式アカウントを使いこなせていないかも？とお悩みの方も多いはずです。 

今回はそんなLINE公式アカウントの自動応答の設定見直しポイントについて解説します。 

公式LINEの自動応答とは？ 

公式ラインの自動応答機能とはどのようなサービスでしょうか。自動応答サービスを使うことによって得られる、双方のメリットについて解説します。

送られてきたメッセージに対して自動で返信ができる機能のこと 

飲食店や美容院などの業種では、同じタイミングで複数人から電話で問い合わせがくるということは珍しくありません。そんな時にも自動で応答してくれるので、お客様をお待たせすることがないのがLINE公式アカウントの自動応答機能です。 

 また、今までは人が対応していた応対業務をLINEの自動応答が代わりに行ってくれる為、その分、作業が効率化され、人件費が削減できるというメリットもあります。

その他にも、商品そのものや在庫、サービス内容に対するお問い合わせであっても、以前はコールセンターやメール返信などで、お客様を少々お待たせすることがありました。しかし自動返信を事前に設定しておけば、お待たせする事がなく、問い合わせに対応することができるようになります。 

キーワードを設定して返信内容を事前に設定することができる 

たとえば、営業時間に対する問い合わせであれば「営業時間」とキーワード設定をし、時間をお客様に自動応答で伝えることができます。 また、運送会社などでは配達番号を入力すると、自動追跡してくれるような設定にすることも可能です。 

自動応答が反応しない時に見直す５つの設定ポイント 

「公式LINEに会話を入力してみても、自動応答が反応しない。」という事でお困りではありませんか。反応しない時にチェックしたい５点をまとめました。

ステータスがオフになっていないか 

最初に、LINEビジネスIDもしくは個人を選択した方は個人アカウントにログインします。管理画面ホームの中にある自動応答メッセージから応答メッセージを開くと、上部に現在のステータスが表示されていますので、チャットがオンになっており、応答時間も希望の設定になっているかを確認してください。 

反応設定がオフになっていないか 

上と同じく、まずはLINE公式アカウントにログインします。ホーム画面内の設定をタップまたはクリックしたら、「権限管理」の下にある「応答設定」を押します。 

次にチャットとして利用したいのか、もしくは応答メッセージのみの配信にしたいのかを選びます。後者を選ぶ場合にはチャットはオフにし、応答メッセージはオンに設定してください。 

スケジュール設定が期間外になっていないか 

意外と見落としがちなポイントがスケジュールの設定です。 

管理画面内のホームタブを上から順番に下へと見ていくと、オプション設定という項目が出てきます。その一番初めに「スケジュールを設定する」という項目があるので、自動応答で反応したい期間がある場合には、上のレ点にチェックを入れ、期間を設定します。 

毎日、何時～何時と時間帯の応答設定をしたい場合には、その下のレ点にチェックし、時間を入力します。この二つが期間外になっていると応答しないので注意が必要です。 

キーワードの設定が間違っていないか 

LINEの自動応答機能にはキーワードの設定が欠かせません。この設定を行っていないと反応しないためです。LINE自動応答には二種類の反応があり、一つめは一律応答です。LINE自動応答の一律応答とは友だち登録した顧客から送信される内容に関わらず、同じ内容の返信を自動で返すものです。 

一方でキーワード応答とは、友だち登録した顧客から送信されてくるLINEの内容に含まれるキーワードに反応して、自動応答するものになります。その為に事前準備として、キーワードの設定を行っておく必要があります。このキーワード設定は大切なポイントとなっており、誤った内容で登録していると反応できなくなる原因となります。 

また、完全一致も自動応答をする為に必要な条件ですので、なるべく多くのキーワードを想定して登録しておくと、自動応答が反応しない、という事態を防ぐことができます。

例えば「営業時間」をキーワードに設定するとします。これが「営業時間は？」と聞かれると反応しないので、「営業時間は？」とキーワード登録する必要が出てきます。 

キーワード一つを軸に、様々なパターンの聞かれ方を想定して登録しておくと良いですね。 

キーワード対応のチェックが外れていないか 

上記にもありますが、自動応答には一律応答とキーワード応答があります。そのため、キーワード応答のチェック漏れがあると、キーワードを拾い上げての自動応答ができなくなるため、必ずチェックを入れます。 

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この記事では、LINE公式アカウントの自動応答について解説してきました。自動応答が反応しない場合は以下のポイントをおさえて対応してみて下さい。

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