公式LINEを運用する上で『自動返信機能』は欠かせないですよね。しかし、公式LINEの自動返信機能がどういうものなのか理解していなければ、うまく活用できません。
この記事では、公式LINEの自動返信機能で何ができるのか、どういうメリットがあるのか解説していきます。自動返信する際の文例も具体的に紹介しているので、きっと参考になるでしょう。
公式LINEの自動返信機能を細かくは知らない人、これから公式LINEの運用をしようと思っている人などは、特に役に立つ内容なのでぜひ最後まで読んでみてください！
公式LINEの自動返信機能とは？
公式LINEの自動返信機能は様々なメリットがある便利な機能です。活用する上での注意点や、一部の機能を細かく解説します。
メッセージを受信した時に自動返信できる
公式LINEの自動返信機能は、ユーザーからのメッセージに対して自動的に返信するための機能です。返信する条件をあらかじめ設定し、その条件を元に返信されます。
これにより、迅速なコミュニケーションを提供することができ、顧客満足度の向上や業務効率化などの様々なメリットがあります。公式LINEの自動返信機能を活用する上での注意点を下記にまとめてみました。
・定期的なメッセージ内容の見直し
自動返信メッセージの内容は定期的に見直し、最新情報や適切な表現に更新します。
・過度な自動応答の使用に注意
自動応答機能は便利ですが、過度に使用するとユーザーに冷たい印象を与えることがあります。適度なバランスを保ちましょう。
・個人情報の取り扱い
自動返信メッセージに個人情報を含めないようにし、プライバシー保護に注意します。
公式LINEの自動返信機能は、ユーザーとのコミュニケーションを効率化し、顧客満足度を向上させるための強力なツールです。注意点を意識しながら適切な設定をすることで、より効果的に活用することができるでしょう。
一律応答
公式LINEの自動返信機能には『一律応答』というものがあります。一律応答とは、ユーザーからのメッセージに対して、一律に同じメッセージを自動で返信する機能です。
特定のキーワードや条件に依存せず、すべてのメッセージに対して、設定した内容を送信できることが特徴です。キーワードや条件を設定する必要がないため、簡単に設定することができます。
受け取るメッセージが多い場合は、手動対応の手間を軽減でき、作業の効率化に大きく役立つことができる機能です。注意点として、一律返信だけでは対応が不十分な場合もあります。
個別の対応が必要なメッセージについては、迅速に手動で対応する体制が必要です。これまでの説明では分かりにくいと感じた人のために、例文をまとめてみました。
・「ただいま営業時間外です。営業時間内に再度ご連絡ください。」
営業時間外に受信したメッセージに対しての対応と返信をすることで、ユーザーに適切な対応タイミングを伝えることができます。
・「ご質問ありがとうございます。詳細は当店のウェブサイトをご覧ください。」
よくある質問や問い合わせに対して、基本的な情報をまとめたものに誘導することで、ユーザーの疑問を迅速に解決します。
・「現在、夏のセールを実施中です！詳細はウェブサイトをご覧ください。」
期間限定のイベントやキャンペーンの告知を一律返信で行うことで、多くのユーザーに対して効率的に情報を伝えることができます。
・「お問い合わせを受け付けました。順次対応いたします。」
ユーザーからの問い合わせに対して、受理の確認を伝えることで不満を軽減できます。
このように、営業時間外の対応やよくある問い合わせへの自動応答、イベント告知など一貫したメッセージをユーザーに提供することができ、効率化にとても役立つでしょう。
個別の対応が必要な場合や定期的なメッセージ内容の見直しが必要であることを忘れずに、適切に運用することが重要です。
キーワード応答
続いて『キーワード応答』という機能について解説します。公式LINEの自動返信機能におけるキーワード応答とは、ユーザーが特定のキーワードを含むメッセージを送信した際に、自動的に設定された返信メッセージを返す機能です。
この機能を活用することで、ユーザーがその時欲しい情報を迅速に提供することができます。この機能を活用する上で、最も注意すべきは「誤った応答を回避すること」です。
キーワードが他の文脈で使用される可能性を考えながら、ユーザーが求めていない応答が発生しないように設定しましょう。
欲しい情報を求めた結果、全く関係のないメッセージを送ってしまった場合、公式LINEアカウントに対しての満足度が大きく低下してしまいます。同じ状況が続くと最悪ブロックされることも少なくありません。
簡潔で分かりやすい内容にし、古い情報を提供し続けることを避けるため、見直すことも重要になってきます。それらのことを考慮し、こちらでも例文をまとめてみました。
・「営業時間」と送信した場合に「当店の営業時間は9:00〜18:00です」と応答。
ユーザーからのよくある質問をキーワードに設定し、個別での対応を避けることで作業を効率化できます。「営業時間」の他にも「住所」や「連絡先」など様々なものに置き換えることができます。
・「クーポン」と送信した場合に「現在使用可能なクーポンは10%OFFクーポンです。ご利用ください。」と応答。
キャンペーンやセールの情報をキーワードに設定することで、ユーザーにアクションを促すことができます。
・「イベント情報」と送信した場合に「次回のイベントは8月15日に開催予定です。詳細はウェブサイトをご覧ください」と応答。
イベントの詳細や参加方法を提供するためのキーワードを設定し、案内を促します。
キーワード応答は、よくある質問やプロモーション情報の提供など、ユーザーが欲しいと思った情報を即座に提供できるのが強みです。
求めていない応答が発生した場合はデメリットがありますが、注意点を守りながら適切に設定・運用することで、ユーザーとの円滑なコミュニケーションを実現できます。
公式LINEの自動返信機能を活用するメリット3選！
自動応答機能でできることは様々ですが、そのメリットはほとんど共通しているといえるでしょう。今回はその3つのメリットを解説します。
迅速に対応できる
自動返信機能により、ユーザーからのメッセージに対して即座に応答することが可能です。
ユーザーがメッセージを送信すると、システムが瞬時に設定された返信メッセージを返すため、待ち時間がほとんどありません。これにより、ユーザーはすぐに必要な情報を得ることができ、満足度の向上が見込めます。
配信コストが抑えられる
自動返信機能により、頻繁に寄せられる同様の質問や問い合わせに対して自動的に対応できるため、人間のオペレーターが対応する必要が減少します。これにより、オペレーターの数を最小限に抑えられ、人件費を削減できます。
新しいスタッフが少ない知識で効率的にユーザー対応を行うことができるため、新しいスタッフをトレーニングする際のコストも減少が可能です。
業務の効率化
スタッフの負担を軽減し、より効率的な業務運営が可能です。繰り返し発生する質問や問い合わせに対しての自動返信は効率化にもなります。スタッフの手間を減らすことができ、より高度な問い合わせや他の重要な業務に集中することが可能です。
自動返信機能には、ユーザーの問い合わせ内容や頻度を記録するため、データの収集と分析が容易になるメリットもあります。このデータを活用することで、ユーザーのニーズや傾向を把握し、サービスの改善に役立てることで効率化を実現できます。
なによりも24時間対応できるのが大きな業務効率化です。常にユーザー対応が可能となり、スタッフの労働時間を短縮することができます。
「かんたんラインステップ」で公式LINEの自動化を目指そう！
公式LINEの自動返信機能は、アカウント運用にとって重要な機能の一つです。自動返信機能には一律応答やキーワード応答などがあり、それらは満足度向上や業務効率化などのメリットがあります。
しかし、注意点を意識せずに設定してしまうとデメリットに変わることも少なくありません。一律応答の内容だけでは全てのメッセージに対応できなかったり、キーワード応答の「キーワード」に見当違いの内容を返信してしまったりすると、デメリットが発生してしまいます。
これらを回避するための設定をしていく上で、『かんたんラインステップ』は大きな助けになるツールです。多くの人は初期設定に苦戦してしまい、その上で工夫した内容を決めていかなければならないことから、配信するまでが一つの壁になっています。
この段階で挫折してしまう人もいるため、『かんたんラインステップ』の活用をご検討ください。感覚的に操作できるよう設計されているため、特に初心者におすすめできる便利なツールになります。
