クリニックと公式LINEの相性がいいのはご存知でしょうか？意外にも、この2つの組み合わせは様々なメリットがあります。
この記事では、公式LINEをクリニックで活用した場合のメリットから、活用する際の注意点までを紹介します。注意点を把握し、公式LINEを適切に活用することで、効率的にクリニックを運営していくことができますよ。
クリニックと公式LINEでどのようなメリットがあるのか、どのようなことに注意すべきか、参考にぜひ読んでみてください！
公式LINEをクリニックで活用するメリットとは？
クリニックで公式LINEを活用した場合の主な3つのメリットを紹介します。公式LINEの数ある機能を活用することで、多くのメリットを生み出します。
休診や代診の情報を配信できる
公式LINEを活用することで、患者さんに対して迅速に休診や代診の情報を届けられます。突然の変更があっても、即座に配信できるため、患者さんの混乱を防ぎ、来院予定の調整が容易になることもメリットの1つです。
休診情報が事前に通知されることで、患者さんは無駄な来院を避け、別の日に予約を変更することができ、時間の無駄を防ぐことから利便性の向上が見込めます。
さらに休診や代診の情報をLINEで事前に伝えることで、来院直前の確認や問い合わせ電話を減らすことができ、スタッフの負担軽減にもつながります。
公式LINEを通じて正確かつタイムリーに休診や代診の情報を伝えることで、患者さんの満足度を高め、クリニックの信頼性を向上させることができますが、配信の頻度や内容には十分な注意が必要です。
・メッセージのタイミング
休診や代診の情報は、できるだけ早めに配信することが重要です。急な休診や代診であっても、できる限り早く通知することで、患者さんのスケジュール調整を助けることができます。
・過度な配信を避ける
情報を頻繁に送りすぎると、患者さんにとって負担になり、場合によってはLINEアカウントのブロックにつながる可能性があります。必要な情報だけをコンパクトにまとめて配信し、適切な頻度での配信を心がけましょう。
予約を手軽にできるようになる
自動予約システムは、24時間いつでも簡単にLINEを使って予約できるため、診療時間外でも予約対応が可能です。スマートフォンから数タップで予約が完了するため、手間が減り、予約の敷居が下がります。公式LINEを使った自動予約システムは、クリニック側の予約管理を効率化できるのも魅力の1つです。
自動応答で予約の確認やリマインダーを送信できるため、スタッフの負担が軽減され、手動での確認作業や二重予約のミスが減少します。予約日前に自動リマインダーを送ることで、患者さんが予約を忘れることを防ぎ、キャンセルが減少します。
また、キャンセルや予約変更もLINEで簡単に行えるため、患者にとって柔軟な対応が可能です。公式LINEの予約機能を利用することで、患者さんの予約状況や来院履歴を簡単に把握できるようになります。これにより、患者さんごとの対応がスムーズになり、パーソナライズされた診療サービスが提供しやすくなります。
LINEを利用した予約システムは、患者とクリニックの双方にとって利便性が高く、業務の効率化や患者の満足度向上に繋がりますが、システムの安定性や個別対応の必要性を十分に考慮することが重要です。
・過度な自動化の回避
自動応答での対応が過度になると、個別の質問や相談に対応できない場合があり、患者さんの不満が生じることがあります。自動応答と手動での柔軟な対応をバランスよく組み合わせることが重要です。
・使い方の明確化
患者さんがスムーズにLINE予約を利用できるよう、使い方を明確に案内する必要があります。公式サイトやリッチメニューに予約手順を掲載し、誰でも簡単に利用できる環境を整えることが求められます。
・システムトラブルへの備え
自動予約システムは、LINEの障害やインターネット接続の問題が発生した場合、機能しなくなることがあります。システムのバックアップや緊急時の対応策を用意しておくことが重要です。
開封率が高い
LINEはスマートフォンの画面にプッシュ通知でメッセージを表示するため、患者さんはリアルタイムでメッセージの存在を確認できます。そのため、メールや他の連絡手段と比べ見逃されにくく、開封率が高くなる要因です。
メールと比べて、LINEは開封や返信のハードルが低く、メッセージを確認しやすいインターフェースを持っています。アプリを開くだけですぐに情報をチェックできる点も、開封率を高める理由です。診療や予約のリマインダーを高い確率で開封してもらえるため、患者さんが忘れることなく来院でき、無断キャンセルが減少します。
予約確認やキャンセル通知を確実に伝えられることで、業務の効率化にもつながります。迅速な情報共有が可能なため、急な休診や代診の連絡を即座に伝えられ、患者の混乱や問い合わせを減らすことができます。
このように、LINEを使うことで高い開封率を活かし、確実に患者さんに情報を届けられるため、コミュニケーションの質が向上し、業務の効率化や患者満足度を維持することが可能です。
公式LINEをクリニックで活用する際の注意点
公式LINEをクリニックで活用する際に、気をつけておくべき注意点を紹介します。シンプルですが、どれも大事な部分なので目を通してみてください。
友だちを増やす必要がある
友だちを増やすべき理由として、情報の到達範囲を広げ、効果的に患者さんとコミュニケーションを取るためです。LINEのメッセージは「友だち登録」しているユーザーにしか送れないため、クリニックの最新情報や休診・予約案内の通知を配信する場合、友だち登録者数が多いほど情報の到達範囲が広がります。
友だちが少ないと、せっかくの情報発信の効果が限定的になります。公式LINEで予約管理やリマインダーを送信できるシステムを導入しても、友だち登録していない患者さんには利用してもらえません。
多くの患者さんがLINEでクリニックと繋がっていることで、予約の利便性やリマインダー機能が最大限に活用されます。友だちを増やす工夫として、店頭での告知や、診察後の案内、公式サイトやSNSでのプロモーションを行い、患者さんが自然にLINE友だち登録をしたくなる仕組みを作ることが大切です。
また、予約システムのメリットにも繋がりますが、手軽な予約システムは来院のハードルを下げ、新規患者の獲得に貢献します。友だちの数が多ければ多いほど、公式LINEを活用したコミュニケーションやマーケティングがより効果的になるため、友だちを増やすことはクリニック運営において重要な要素です。
アカウントの運用が必要
アカウントの運用が必要な理由は、患者さんとの信頼関係を維持し、効果的な情報発信を行うためです。定期的なメッセージ配信や予約管理などを通じて、患者さんとの接点を持ち続けることが大切です。
適切なタイミングで対応することで、患者さんの満足度を高め、無断キャンセルや誤解を防ぐことができます。放置すると情報が古くなり、信頼を損なう可能性があります。
予約は自院に適したシステムを導入する
公式LINEをクリニックで活用する際に、適した予約システムを導入する必要がある理由は、業務効率を最大限に向上させ、患者さんの利便性を高めるためです。適切なシステムを導入すれば、予約の管理や確認がスムーズに行われ、スタッフの手間が減ります。
また、クリニックの診療内容や規模に応じたシステムであれば、キャンセル対応やリマインダー機能を含め、患者さんの予約が快適になるため、無断キャンセルの防止につながります。
逆に、クリニックに合わないシステムでは、使い勝手が悪く、患者さんが予約しにくくなるだけでなく、スタッフの業務負担が増えてしまい、予約ミスや混乱が生じやすくなります。そのため、クリニックの規模や診療スタイルに合ったシステム選びが重要です。
クリニックでの公式LINE運用なら「かんたんラインステップ」にお任せ！
クリニックで公式LINEを活用することで、迅速な情報提供や患者さんの利便性向上などからくる信頼関係の維持など、多くのメリットが得られます。この記事で紹介した注意点を把握しておくことで、公式LINEの間違った運用を避け、それによるクリニック運営の効率化が見込めるのではないでしょうか。
しかし、重要な要素の一つである予約システムの導入や公式LINEの初期設定など、初めてアカウント運用する人には難しい部分がたくさんあります。
まだアカウント運用に慣れていない人には『かんたんラインステップ』というツールがおすすめです。このツールは感覚的に操作できるよう設計されているため、初心者の人に特におすすめできます。慣れない作業に苦戦してしまうと効率化どころではないので、試してみてはいかがでしょうか？
