もしも、公式LINEで誤送信をしてしまったら、これは早急に対処したいですよね。公式LINEで送信取り消しはできるのか、対処法はあるのか、すぐに知りたい！と慌ててしまうかもしれません。
メッセージを受け取った側も、「これは誤送信かな？」と思うような、メッセージが届いたら、早めに説明してほしいと思うでしょう。
良好なコミュニケーションを維持する上でも、公式LINEを利用する際には、事前に「送信取り消しはできるのか」、また、「誤送信を避けるためのポイントは何のなのか」を押さえておきたいですね。
そこでこの記事では、公式LINEでの送信取り消しの方法や、誤送信を防ぐための具体的な対策について詳しく紹介します。この記事を読むと、公式LINEでのよりスムーズなコミュニケーションが可能となりますので、是非最後まで読んでみてください。
個別チャットで送信後24時間以内なら削除可能！
個別チャットでのメッセージ削除については、誤送信したメッセージは送信後24時間以内であれば「送信取消」が可能です。しかし、複数の友だちに一斉配信した場合は、メッセージを取り消すことはできません。
一斉配信も取り消せるといいのに～！と思いますが、そうはいかない訳があるのです。このことについて、もう少し詳く説明していきましょう。
一斉配信は取り消せない
公式LINEの一斉配信は取り消すことができません。ここではその理由を説明したいと思います。
一斉配信のメッセージは、LINE公式アカウントから複数の受信者に同時に送信されます。この場合、メッセージは各受信者のLINEアプリに直接届くため、送信者が後からそのメッセージを取り消すことはできません。これは、配信されたメッセージがすでに多くの受信者のアプリに保存されているため、取り消しが技術的に難しいからです。
さらに、一斉配信のメッセージは、特定の受信者に対して個別に管理されているわけではなく、全体に対して一度に配信されるため、誤送信が発生した場合には、訂正や謝罪のメッセージを別途送信するなどの対処が必要です。
個別チャットの送信取り消し方法
公式LINEの個別チャットで誤送信した場合、24時間以内であれば、送信取り消しを行うことができます。以下にその手順を詳しく説明します。
まず、誤送信したメッセージが含まれている個別チャットを開きます。
取り消したいメッセージを見つけ、そのメッセージを長押しします。これにより、メニューが表示されます。
表示されたメニューの中から「送信取り消し」を選択します。この操作を行うことで、送信したメッセージが取り消されます。
取り消しが成功すると、画面上に「送信取り消し」と表示されます。これで、相手にはそのメッセージが表示されなくなります。
ただし、送信取り消しは送信後24時間以内に行う必要があります。24時間を過ぎると、取り消し機能は無効になりますので注意してください。
また、送信取り消しの際、相手には「メッセージの送信を取り消しました」という通知が表示されるため、取り消しが行われたことが明確に伝わります。さらに、取り消し後も相手がメッセージを既に読んでいた場合、その内容は記憶に残るため、誤送信を防ぐための対策が重要です。
送信を取り消しできない場合の対処法
誤送信が発生し、送信を取り消しできない場合の対処法は次の２つです。
- いち早くお詫びのメッセージを送る
- 原因を明確にする
このあと一つずつ解説していきます。
いち早くお詫びのメッセージを送る
公式LINEアカウントで誤送信をしてしまい、送信を取り消すことができない状況の時は、いち早くお詫びのメッセージを送ることが非常に重要です。
まず、誤送信が発生した際には、受信者に混乱を招く可能性があります。特にビジネスシーンでは、誤った情報が広まることで信頼を損なうリスクが高まります。そのため誤送信に気づいたらすぐに訂正のメッセージを送信し、誤解を解くことが大切です。
お詫びのメッセージでは、誤送信の内容を明確にし、どのような誤りがあったのかを説明しましょう。また、誤送信の原因や今後の対策についても触れることで、受信者に対して誠意を示すことができます。このようにいち早く対処することで、受信者はあなたの誠実さを理解し、信頼を回復する手助けとなります。
ちなみに、私は以前、間違えて上司にふざけたLINEスタンプを送ってしまった事があります。まさに誤送信でした。その後すぐに謝ったので、上司は笑って許してくれましたが、もしもこの時すぐに謝らなかったら、上司の私に対する不信感が、時間とともに徐々に高まっていったのではないかと思います。やはりいち早くお詫びをするのは、大事なことだと思った経験です。
原因を明確にする
公式LINEアカウントで誤送信をしてしまい、送信を取り消しできない場合、誤送信の原因を明確にすることが大切です。
誤送信の原因を説明することで、受信者は状況を理解しやすくなります。具体的には、以下のような点を考慮しましょう。
誤送信の内容: 何が誤って送信されたのか、具体的に説明します。これにより、受信者は何が問題であったのかを理解できます。
誤送信の原因: 例えば、誤って別のグループに送信した、またはメッセージの内容を誤解したなど、具体的な原因を説明します。これにより、受信者は意図的ではなかったことを理解しやすくなります。
今後の対策: 今後同様の誤送信を防ぐために、どのような対策を講じるのかを示すことも重要です。これにより、受信者は企業が誠実に対応していると感じることができます。
このように、誤って送信したメッセージが誤解を招く内容であった場合は、その背景を説明することで、受信者の不安を軽減することができます。
公式LINEで誤送信しないためのポイント
送信取消ができるのは個別チャットに限られ、しかも友だちが既読にした場合は、内容が伝わってしまい、文字は消えても記憶に残ってしまうということなので、誤送信を未然に防ぐための対策が重要になります。
誤送信を未然に防ぐポイントは次の3つです。
- 配信のルールを決めておく
- メッセージのテンプレートを用意しておく
- 応答メッセージ機能を活用する
この後1つずつ、解説していきます。
配信のルールを決めておく
公式LINEアカウントでの誤送信を防ぐためには、配信ルールを明確に定めておくことが非常に重要です。具体的な配信ルールとして、以下のような内容を決めておくとよいでしょう。
メッセージの内容確認: 送信するメッセージは、必ず複数人で確認することをルールにします。特に一斉配信の場合、内容に誤りがないかをダブルチェックすることが重要です。
配信先の明確化: 誰にどのメッセージを送るのかを事前に決めておきます。ターゲットとなるユーザー層を明確にし、適切なメッセージを配信することで、誤送信を防ぎます。
送信タイミングの設定: メッセージを送信するタイミングをあらかじめ決めておくことで、急な配信による誤送信を防ぎます。特に重要なメッセージは、事前にスケジュールを立てておくと良いでしょう。
テスト配信の実施: 新しいメッセージやキャンペーンを配信する前に、テスト配信を行い、内容に問題がないか確認します。これにより、誤字脱字や不適切な内容に気づくことができます。
その他、何人かでメッセージの送信を担当している場合は、それぞれの役割分担を明確にしておくと、どこで間違えが起きやすいのかわかり、今後の対策が立てやすくなるかも知れません。
このように配信のルールを決めておくことで、メッセージの内容や配信先を適切に管理し、誤送信のリスクを大幅に減少させることができます。
メッセージのテンプレートを用意しておく
公式LINEアカウントを運用する際、誤送信を防ぐために、メッセージのテンプレートを用意することもおすすめです。
テンプレートがあれば、複数のスタッフがアカウントを運用する場合でも、メッセージのトーンやスタイルを統一できますし、誤字や脱字のリスクを減少させることができます。さらに、テンプレートがあれば、時間の節約にもなるので、一石二鳥です！
公式LINEのテンプレートや活用法は、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ併せて読んでみてください。
応答メッセージ機能を活用する
公式LINEアカウントで誤送信を防ぐために、応答メッセージ機能を活用することが非常に効果的です。公式LINEの応答メッセージ機能は、ユーザーから送られたメッセージに対して自動で返信する便利な機能です。
この機能を利用することで、事前に設定したメッセージを自動的に送信することができるため、手動での入力ミスを減少させることができます。特に、よくある質問に対する回答をあらかじめ用意しておくことで、誤送信のリスクを軽減できます。
ちなみに、私はいろいろなサイトの「よくある質問」や「チャットで質問する」をよく利用します。チャットでの質問は、素早く回答が返ってくるのが気持ちがいいです！これも応答メッセージ機能を活用しているのですね！
公式LINEの自動応答機能や、効果的な使い方については、こちらの記事も是非参考にしてください。👇
かんたんラインステップでビジネスを自動化しよう！
ここまで、公式LINEでの送信取り消しや、対処法、誤送信をしないためのポイントについて解説してきましたが、「かんたんラインステップ」を利用することで、ビジネスの自動化が進むと同時に、公式LINEでの誤送信のリスクを減少させることができるのをご存知ですか？
「かんたんラインステップ」は、LINE公式アカウントを利用したビジネスの自動化を実現するためのツールで、このツールには、誤送信を防ぐためにも有効な、とても便利な機能が備わっています。
例えば、この記事でもご紹介した、
メッセージのテンプレート化
自動応答機能の導入
の他にも、
テスト配信機能の活用：実際の配信前にメッセージの内容や見栄えを確認することができるので、誤送信のリスクを大幅に軽減することができます。
配信スケジュールの管理：メッセージの配信スケジュールを事前に設定することができ、誤送信のリスクを減少させることができます。
ユーザーセグメンテーション:顧客の属性や行動に基づいてメッセージをセグメント化することで、よりターゲットに合った情報を提供でき、誤った情報を送信するリスクが低下します。
というように、ビジネスの自動化と、メッセージの誤送信のリスクをなくす機能が充実しています。
公式LINEアカウントでの誤送信は、企業やブランドにとって深刻な影響を及ぼす可能性がありますので、十分な対策が必要ですが、「かんたんラインステップ」を活用すれば、これらの対応も全て自動で行う事ができます。
是非この機会に、あなたも「かんたんラインステップ」で、ビジネスを自動化し、誤送信のリスクを回避しながら、売り上げアップを目指してみませんか？
