オンラインセミナーを開催する際、その準備として必ず「ご案内メールを送る」というプロセスを通ります。このオンラインセミナーのご案内メールは「参加率を左右するカギ」といわれています。メールの内容次第で参加率は大きく変わりますので、参加者の興味をぐっと引き寄せる内容にしなければなりません。
では、どんなご案内メールを書けば参加者が「このセミナーに参加したい！」と思ってくれるのでしょうか？
今回は、参加率をぐんとアップさせるオンラインセミナーのご案内メールの書き方をご紹介します！加えて参加率をあげるためのポイントも解説していきますよ。どんなご案内メールを書けばよいのかお悩みの方は、ぜひ最後までチェックしてくださいね。
オンラインセミナーのご案内メールに必要な項目
オンラインセミナーのご案内メールには必要な項目がいくつかあります。セミナーの基本情報はもちろん必須ですが、意外に必要だけれども書かれていないという項目があるんです。順に解説していきますね。
開催日時や場所などの基本情報
セミナーの基本情報は参加者にとって最も重要な項目です。日時、開催場所、など明確に分かりやすく記載するようにしましょう。
【オンラインセミナーの基本情報】
日時 ： 開催日、開始～終了予定時間
開催方法 ： 使用するオンラインツールの名称など
参加費 ： 有料／無料 有料であれば料金も明記
対象者 ： どのような方に向けたものか、必要に応じて年齢や性別などの条件
申込締切日 ： 事前登録の締切日、ない場合でも開始〇時間前までOK、など
申込方法 ： メールに返信する、フォームへの記載、など
参加者が申し込みに迷うことのないよう、上記の基本情報は必ずご案内メールに書いておくようにしましょう。
講師の顔写真や実績
講師の顔写真や実績をご案内メールに記載しておくと、参加者にとって関心度や信頼度があがります。写真は親しみやすい雰囲気のものを選ぶようにしましょう。
実績は簡潔かつ専門性などのポイントを押さえた内容を記載します。またメディアへの出演履歴や、何らかの受賞歴などは信頼度を高めるために好ましい情報ですので、積極的に掲載しましょう。過去のセミナー実績などを記載するのも信頼度アップのポイントとなります。
申し込み方法・期限
基本情報のところにも記載しましたが、申し込み方法や期限を忘れずに記載しましょう。申し込み方法は、できるだけシンプルにしたほうが参加者にとって参加のハードルが下がり、参加率があがります。
また、申し込み後の流れについても記載する方が、参加者が安心できます。例えば、受付完了メールが自動送信されることや、オンラインのURLなどが別途送られてくること、などです。参加者が不安にならないよう、ご案内メールにわかりやすく明記するようにしましょう。
参加率をあげるために重要なポイント3つ
オンラインセミナーのご案内メールに記載するのは、必要項目だけでは参加率が大きくはあがりません。せっかく企画したセミナーです。ここで参加率を飛躍的に伸ばすポイントを3つ押さえておきましょう。
セミナーの目的を明記し参加するメリットを伝える
企画したセミナーに参加することで「どのようなメリットがあるのか」を明確に伝えましょう。参加者はこのセミナーに参加して本当にメリットがあるのだろうか？という気持ちを少なからず持っています。そんな不安を払拭できるご案内メールにすることが、参加率アップの1つ目のポイントです。
具体的には・・・・
どんな課題を解決できるのか
どんな知識やスキルが身につくのか
などをわかりやすく解説するのが良いでしょう。
＜例＞
質疑応答で専門家に直接質問できます。
具体的な事例をもとに実践的なノウハウを取得できます。
案内メールを送るタイミングを工夫する
ご案内メールを送るタイミングにも工夫が必要です。送る時間帯によって開封率や申し込み率を向上させることができます。一般的に開封率は火曜日が高いと言われていますが、時間帯はターゲットとする参加者層ごとに異なるので注意しましょう。
【開封率の高い時間帯調査結果 一例】
ビジネスマン 7～9時
主夫・主婦 11～14時
学生 21時以降
シニア層 午前中
メールの開封率が高い曜日や時間帯については下記にも詳しく解説されていますので、ぜひチェックしてみてくださいね！
リマインドメールなど申し込み後のフォローも行う
申し込みをしても当日欠席する方が多いのがオンラインセミナーの課題です。申し込み後のフォローをしっかり行うことで、参加率をあげていきましょう。また、申し込み後から開催までの間にリマインダーとして何度かにわけてフォローメールを送ると、参加者が安心感を得て信頼度も向上します。
【リマインドメールの例】
①申し込み直後 お礼＋内容確認として送信
②開催約1週間前 忘れられないように再通知
③開催前日 当日に忘れて欠席となるのを防ぐ
この②または③のタイミングで参加意欲を高めてもらうために「見逃せないポイント」などを伝えるのも、当日欠席を少なくするコツです。そして、セミナー開催後のお礼メールも忘れないようにしましょう。参加者に次のアクションを起こしてもらうためには、開催後のフォローアップも非常に重要です。
かんたんラインステップを使ってオンラインセミナーの案内を送ろう！
オンラインセミナーのご案内メールについて、参加率をあげるためのポイントを解説してきました。ご案内メールは1通送れば終了ではなく、その後のフォローも大切です。ぜひ解説したポイントをもとに、ご案内メールを作成してみてください。
さて、ここまで通常のメール形式を想定して、ご案内メールの書き方を解説してきました。実は公式LINEを使うと、ご案内メールの発信が簡単にできて開封率も高いことをご存じでしょうか。
公式LINEはビジネスに特化したツールで利用者が非常に多く、メッセージ開封率の高さにも定評があります。この公式LINEとその自動化ツールである「かんたんラインステップ」をあわせて導入すると、ターゲット層ごとの自動配信が可能で、リマインダーとしての活用も可能になるんです！
「かんたんラインステップ」の使い方はとってもかんたん。ほとんどの方がマニュアルを見ずに利用できています。ぜひこの「かんたんラインステップ」を導入して、参加率があがるオンラインセミナーのご案内を発信してみてくださいね！
