ウェビナー当日は何分前に開場する？開催当日～開催後にやること

2024年7月17日

たくさんの準備を重ねていよいよウェビナーを開催するぞとなったときに、あれ、ウェビナーの場合、始め方はどうすればいいのだろう？何分ぐらい前がいいのだろう？などと考えたことはありませんか。

対面で開催するセミナーと異なり、配信機材の使い方が準備不足で、配信が中断してしまったり等のトラブルも予測されるのがウェビナーです。

この記事では、どのぐらい前に開催し、どのような内容を準備しておけばいいのかを解説します。

この記事を読むことによって、ウェビナー当日から開催後アフターフォローのやり方までを把握できますので、ぜひ最後までお付き合いください！

ウェビナーへの開場は何分前から？

対面でのセミナーでも、開場してすぐにセミナーが始まる、というわけではありません。開場後何分か待機していただいてから実際のセミナーが始まる、というのが一般的です。では、ウェビナーの場合はどのぐらい前に開場するのでしょうか。

開催時間の15分～30分前から開場する

一般的にウェビナーではセミナー自体の開始時間１５分～３０分ほど前から開場します。主催者側もウェビナー本番からいきなり配信を始める、というと、様々なトラブルに見舞われ、結果的に進行が止まってしまうという事も考えられます。余裕を持った時間を設定し、本番までにしっかりと準備を整えて待ちましょう。

ウェビナー開催の当日にやることリスト

いよいよウェビナー開催の当日となりましたが、果たして当日にはどのような事をすればよいのでしょうか。待機中にできる設定や、気を付けたいことなどについてまとめています。

開始15分～30分前からタイトルスライドを画面に映しておく

参加者が待機している間、飽きさせないように、ウェビナー開催の内容のタイトルをスライドに映しておく事が事ができるのをご存じでしょうか？zoomでの設定例をご紹介しますね。

ZOOMでの設定のやり方

zoomを使ったウェビナーの場合、「設定」→「ミーティング」→「待機室　on」→「待機室のオプション　待機室をカスタマイズ」→「待機室内の内の参加者には以下の情報が表示されます:ビデオ」を選択し、事前に準備しておいたスライドをアップロードしておけば、待機中にスライドを見て待機してもらうことができます。

ウェビナーは録画しておく

ウェビナーの内容は、事前に録画しておくと、当日の失敗が少なく済むので、なるべく準備しておきましょう。準備をせずに配信をすると、話す内容を誤り、スムーズな進行ができなくなるかもしれません。その結果、離脱者が増えたり、また、機材上のトラブルが発生し、配信が中断してしまうなどといったケースも考えられます。

パソコンやスマホなどの通知音が入らないように確認

意外と見落としがちな点が通知音です。せっかく参加者が内容に集中していたのに、着信音や通知音がしてウェビナーの流れが止まってしまった、という事にならないように、事前にマナーモードなどの設定になっているか確認しておきましょう。

ウェビナー開催後にやることリスト

たくさんの準備を経て、無事終了したウェビナーですが、まだそこですべてが終わり、というわけではありません。ウェビナーの内容をさらなる結果につなげるために、終了後にもやることがあります。

サンクスメールとアンケートを送付する

ウェビナーの開催後には、参加して頂いたお礼の内容のメールと、そのメールに次回のウェビナー開催の重要なヒントとなるアンケートを添えて送るようにしましょう。今回の開催内容についての感想を聞くことによって、より次回のウェビナーを効果的で結果につながりやすいものにすることができますよ。

アーカイブを公開

Vimeoやzoomなどのプラットフォームではアーカイブ配信をすることもできますので、ぜひ使ってみたい機能の一つです。アーカイブ配信とは、生配信した内容を録画しておき、参加者がその配信時間に待機しておかなくても、参加者の都合のいい時間に見る事ができるものです。配信側としては配信後でも訴求できるというメリットがあります。さらに、参加者側としても時間の都合が付かなかった場合に視聴できるという点でメリットがあるため、積極的に活用しましょう。