ウェビナーとは何か？成功させるための事前準備ポイント解説

スマートフォンやPCの普及とともに、今ではオンラインでなんでもできるようになりました。在宅しながら会社の仕事ができるのはもちろん、会議もオンラインでできます。

それはセミナーでも同様です。「ウェビナー」形式のセミナーが普及したことにより、オンライン上でいつでもどこでもセミナーを開催・受講することができるようになりました。

ところで改めて、「ウェビナー」とは一体なんでしょうか？「ウェビナー」が使えることで、何かいいことはあるのでしょうか？

そこで今回は「ウェビナーとは何か？成功させるための事前準備ポイント解説」をテーマにご紹介いたします。

「ウェビナーとは何か」「ウェビナーを成功させたいけど、まずは何をしたらいいか」で悩んでいる方は、ぜひ最後までお読みください。

ウェビナーとは何か？

そもそも「ウェビナー」とは何なのか？改めてウェビナーについて説明いたします。

オンライン上で行うセミナーのこと

ウェビナーとは、「Web(ウェブ)」と「Seminar (セミナー)」を掛け合わせた造語です。一般的にはウェブセミナー、オンラインセミナーと同義語になります。

ウェビナー自体は以前から利用されていますが、下記を理由に2020年以降急速に普及してきました。

ウェビナーのメリットは、何といっても「いつでもどこでも」セミナー開催・参加ができることです。

参加者はインターネット環境さえ整っていれば、自宅にいながらセミナーを受講することができます。使用ツールにもよりますが、基本的にはカメラや音声はオフになっているため、気軽に参加できるのも魅力です。

主催者側から見ても、気軽に参加してもらうことは集客アップにつながります。

ウェビナーを配信する方法

ではウェビナーの配信にはどういった方法があるでしょうか？ここでは配信でよく使用される2つの配信方法をご紹介します。

リアルタイム配信

リアルタイム配信とは、事前告知した時間に生放送を行う方法です。

生放送で配信を行うため、オンラインでありながら参加者とコミュニケーションを取ることができるのがメリットになります。

例えばチャット機能や挙手をすることができるので、疑問や分からないところがあれば、参加者のタイムリーな質問を受けることができるのです。

また、リアルタイム配信中にアンケートを実施することで、参加者の理解度なども知る事ができます。理解度が低いポイントがあれば、主催者は配信中に内容を修正することができ、より質の高いセミナーを実施できるでしょう。

反対にデメリットは、配信中のネットワークおよび機器トラブルに見舞われた際の対応が求められるてんです。そのため、事前準備やリハーサルは入念にする必要があります。

録画配信

録画配信とは、事前に録画した動画を日時を決めて配信する方法です。

生配信でないため、リアルタイム配信とは真逆の方法になります。

事前にウェビナーの内容を録画するため、動画の内容確認や編集を行えるのがメリットです。また、字幕をつけたり画面上のポイント部分の強調を事前に編集できるので、質の高い動画の提供ができるでしょう。

デメリットとしては、参加者のリアクションをタイムリーに受けられないことです。疑問・分からない点が出ても配信中の対応はできないため、参加者の理解度が低くなってしまう可能性があります。

また主催者側になると、動画編集や掲載場所などの事前準備は逆に時間がかかるのもデメリットと言えるでしょう。

ウェビナーを成功させるための事前準備ポイント

ここまでウェビナーについて配信方法も含めてご紹介いたしました。

では実際にウェビナーを開催し、成功をするにはどんなことが必要でしょうか？ここでは成功させるための事前準備ポイントをご紹介いたします。

ウェビナーのターゲット層を決める

まずはウェビナーを企画するにあたり、どのような相手に伝えたいか、ターゲット層を決める必要があります。

企業であれば自社商品の紹介、またはそれに通じるテーマで開催したいところですが、ただ闇雲にウェビナーを開催しても参加者は集まりません。

テーマと目標を決める

ターゲット層が決まったら、テーマと目標を決めていきましょう。

テーマは、ウェビナー開催目的とターゲット層をもとに決めていきます。自社の顧客獲得、知識提供、などの目的に沿って決めることになりますが、大事なのは「顧客目線」の内容にすることです。

顧客が何を求め、何に興味を持っているかを意識することで、テーマが決めやすくなります。さらに事前にターゲット層を決めていれば、より詳細な内容を決められるでしょう。

それを踏まえて目標を決めます。

しかし、ウェビナーが開催できれば目標達成！とはなりません。ウェビナーによる効果がなければ、開催した意味がなくなってしまいます。シンプルな目標なら、「参加者100名を目指す」という感じです。ビジネスであれば、「参加者のうち数割の企業と契約」、または「営業活動へ繋げる」、といった目標を事前に数値化します。

もちろん1回のウェビナーですぐ自社製品の売り上げに繋げるのは難しいので、ウェビナーを何度も開催し、都度段階を踏んだ目標を設定していくのがいいでしょう。

早い段階から集客を行う

テーマと目標が決まれば、いよいよ準備開始です。準備することは多くありますが、同時にウェビナーの集客を行う必要があります。

集客開始は、ウェビナー開催1ヶ月前が目安です。それまでの前段階で、どのように集客をするのか決めておく必要があります。

すでに自社で顧客リストがあれば、メールでの集客ができます。ただし、配信時間によって集客率が変わります。企業に勤める方向けには業務時間前後（9時前、18時以降など）での配信が好まれ、集客率が上がるでしょう。

新規顧客の集客は、WEB広告やSNSを利用して宣伝するのがおすすめです。Instagram、Facebook、X（旧Twitter）、などほとんどの方が利用しているSNSへの掲載は、より宣伝効果を得られますよ。

ウェビナー情報を集めて掲載しているイベント情報系のWEBサイトを利用するのも方法の一つです。特定ジャンルに特化したサイトもあるので、開催するウェビナーのジャンルに沿ったサイトに掲載して集客に繋げる方法も検討してみましょう。

また、参加者からの申し込みには、WEBからの登録フォームを活用してみてください。先ほどご紹介した集客方法をした上で、申込ページへスムーズにアクセスできれば、参加希望者も簡単に申し込みができるのです。

参加希望者はいつでも申し込みができるのと、登録フォームの情報が自動集計されるため、主催者側も窓口担当のスタッフの負担と人件費を減らせるメリットがあります。

リハーサルは入念に行う

最後はリハーサルを入念に行うようにしましょう。

事前にセミナー内容、タイムスケジュールなどの確認のためにリハーサルを行うのは非常に重要です。これは対面式だけでなくウェビナーを行う場合も同様です。

ウェビナーの場合はオンラインのため、会場を借りてのリハーサルは必要ありませんが、確認すべきポイントが多くあります。

セミナー内容、タイムスケジュールだけでなく、使用機器のスペック、画面の映り方、音声など、オンライン接続をする上での問題点がないか、事前に確かめましょう。

特にリアルタイム配信の場合は、ウェビナー中のネットワーク、音声トラブルが発生するリスクがあります。対応するスタッフの配置も必要ですが、安定したネットワーク環境、参加者の音声をオン・オフにする設定などの確認も事前にしておきましょう。

録画配信の場合も、録画後の内容修正や動画編集の時間も必要になるので、その時間も加味してリハーサルを行うようにしてください。

「かんたんラインステップ」を使ってウェビナーを成功させよう！

今回は「ウェビナーとは何か？成功させるための事前準備ポイント解説」をご紹介いたしました。

ウェビナーは多くのプラットフォームで利用でき、「Zoom」、「Vimeo」など様々です。料金、参加者数の上限、機能などそれぞれ特徴がありますので、自分に合ったプラットフォームで利用してみてください。

改めてウェビナーを成功させるなら、事前準備と集客をしっかり行いたいですね。「かんたんラインステップ」を使えば、ウェビナー成功のためのサポートができます。

今や誰もが利用しているSNSであるLINE。企業や店舗でも公式LINEという形で宣伝・集客を行っています。

「かんたんラインステップ」では、事前に送信内容・日時を設定するだけで、ユーザーへ自動でウェビナーの開催案内を配信できます。さらにセミナーフォームを使えば、申し込み後の集計だけでなく、開催前のリマインド案内も自動配信が可能です。

また、参加者がどこまでウェビナーを視聴したかを確認できる「タグ」の設定もできます。参加者がどこまで興味を持って観てくれたか確認できるので、開催後の営業活動や次回配信内容の参考にできるでしょう。

「かんたんラインステップ」では、「Vimeo」にアップロードした動画を利用してウェビナー配信できます。ウェビナーで成功したい、事前準備をしっかり行いたい方は、ぜひ「かんたんラインステップ」を使ってみてください。